2024年1月から電子帳簿保存法（電帳法）の猶予期間が終了し、電子取引データの適切な保存が義務化されました。これにより、Amazonや楽天といったECサイトでの購入履歴も法律の対象となり、事業者は適切な管理が求められます。
本記事では、ECサイトでの購入データを電子帳簿保存法に準拠して保存する方法やポイントを解説します。
1. 電子帳簿保存法におけるECサイトの購入データとは？
電子帳簿保存法では、電子的に授受された取引データを「電子取引」と定義しています。ECサイトでの購入履歴も電子取引に該当し、以下のようなデータが保存の対象となります。
注文履歴
領収書・請求書（PDFやメール）
決済情報（クレジットカードの利用明細など）
紙の領収書を発行しないECサイトも増えており、電子データを適切に保存する必要があります。
2. 電子帳簿保存法の要件（ECサイト購入データ）
電子取引データを保存する際には、以下の要件を満たす必要があります。
① 真実性の確保
データが改ざん・削除されないようにする。
保存時にタイムスタンプを付与する、もしくは訂正履歴が残るシステムを使用する。
→ ECサイトの購入履歴は改ざんできないため、この要件は基本的に満たす。
② 可視性の確保
取引内容をすぐに検索・閲覧できる状態にする。
「取引年月日」「取引先」「金額」の3つの検索要件を満たすこと。
→ Amazonや楽天の注文履歴は検索機能が限定的なため、要件を満たさない可能性がある。
③ データの保存期間
取引データは7年間（一定条件では10年間）保存が必要。
ECサイト側のデータ保持期間に依存しないよう、自社でデータを保管することが望ましい。
3. ECサイトの購入データを適切に保存する方法
① 購入データをPDF化して保存
Amazonや楽天の注文履歴・領収書をPDFとしてダウンロードし、保存する。
「ファイル名に日付や取引先を含める」と検索性が向上する。
例：20240301_Amazon_領収書.pdf 20240302_Rakuten_請求書.pdf
② クラウドストレージや会計ソフトで管理
Google Drive、OneDrive、Dropboxなどのクラウドストレージを活用。
マネーフォワード、freee、弥生会計などの会計ソフトに連携して保存。
メリット：
自動バックアップが可能。
検索機能が充実している。
③ タイムスタンプ付き保存
タイムスタンプを付与することで、電子帳簿保存法の要件を満たせる。
たとえば、JIIMA認証（日本文書情報マネジメント協会）を受けたサービスを活用すると、改ざん防止措置を取れる。
4. 電帳法の検索要件と免除対象
電子帳簿保存法では、「取引年月日」「取引先」「金額」の検索機能を満たす必要がありますが、一定条件を満たせば免除される場合があります。
【免除の条件】
年間売上高が5,000万円以下の事業者。
取引データを日付順・取引先別に整理し、紙で保存している。
→ これらの条件を満たす事業者は検索機能の要件が免除されるが、電子データの保存自体は義務。
5. ECサイトのデータ保存でよくある疑問
Q1. Amazonや楽天の注文履歴だけ保存すればOK？
A. NGです。注文履歴だけでなく、領収書や請求書のデータも保存が必要です。ECサイトによっては、注文履歴の保存期間が短いため、定期的にPDF化して保存するのが安全です。
Q2. クレジットカードの明細は保存すればOK？
A. NGです。クレジットカード明細は「支払いの証明」にはなりますが、「取引の詳細」を証明するものではありません。領収書や請求書を別途保存することが必要です。
Q3. 保存方法にルールはある？
A. データの改ざん防止と検索性を確保する必要があります。例えば、以下の方法で保存すると安心です。
フォルダ分類（年ごと、取引先ごと）
📂 電子取引データ
├── 📂 2024年
│ ├── 📂 Amazon
│ │ ├── 20240301_Amazon_領収書.pdf
│ │ ├── 20240315_Amazon_請求書.pdf
│ ├── 📂 楽天
│ │ ├── 20240302_Rakuten_請求書.pdf
│ │ ├── 20240310_Rakuten_領収書.pdf
6. まとめ：ECサイトの購入データは早めに管理を！
電子帳簿保存法に対応するため、ECサイトでの購入データの保存は必須となります。
今後の税務調査で指摘されないよう、早めに対策をしておきましょう。
📌 保存方法のポイント
領収書・請求書をPDF化して保存
クラウドストレージや会計ソフトを活用
タイムスタンプを付与して改ざん防止
フォルダ分類で検索しやすくする
検索要件の免除条件を把握する
ECサイトの仕様変更やデータ削除リスクを考えると、「定期的にデータをダウンロードして保存する」ことが最も確実な方法 です。
電子帳簿保存法の要件を満たしながら、効率的なデータ管理を進めましょう！
電子帳簿保存に対応システムのご紹介
電子も紙も、書類を全部まとめて保存・管理できる！
スノーリーズ株式会社が提供するSmartDCを使えば、あらゆる書類を、アップロードするだけでまとめて電子保存・管理できます。
メール添付や電子請求システムから受け取った書類はもちろん、郵送やFAXで受け取った紙の書類にも対応しています。
電子帳簿保存の検索要件にも対応しており、月額¥5,800から開始でき御社の業務効率化に貢献可能です。
.jpg)
Comments